Résoudre les problématiques classiques des réunions de brainstorming

Par François TRETARRE, administrateur de la Fondation des Territoires de Demain.

Un brainstorming est une réunion ayant pour objectif de produire de l'idée sur un sujet spécifique. Cet article se veut présenter une méthodologie de brainstorming permettant d'éviter les problèmes classiques rencontrés dans ce type de réunion. Il peut être abordé par des personnes ne connaissant pas les méthodologies de brainstorming car des rappels seront effectués.

Lors d'une réunion de brainstorming, les participants sont invités à produire des idées sur un sujet donné de manière collaborative. Il ne s'agit pas en effet de réunir un certain nombre de participants qui vont chacun réfléchir de manière autonome, mais de créer un phénomène de surenchère sur les idées. C'est par cet effet de surenchère que les idées nouvelles sont crées. Chacun, en soumettant de nouvelles idées, va créer des stimuli qui viendront favoriser la création de nouvelles idées chez les participants. Il est donc important que les participants soient libres d'exprimer des idées à priori sans intérêt car elles seront souvent le point de départ aux idées qui seront retenues.

Pour que ce type de réunion soit productif et efficace, une méthodologie doit être appliquée par une personne en charge du bon déroulement de l'opération. Cette démarche n'est pas aisée et l'utilisation de méthodologies classiques soulève en général un certain nombre de problèmes :

- Les participants pensent plus à leurs idées qu'à celles des autres, et ne surenchérissent pas sur les idées, ce qui fait perdre tout intérêt au brainstorming.

- Les participants n'osent pas exposer des idées qui peuvent sembler sans valeur alors que les idées intéressantes proviennent souvent de la surenchère à partir d'idées de base.

- Le chef de réunion est soit trop influent et empêche la production d'idées, soit consacré entièrement à l'animation et ne peut donc pas produire d'idées.

La méthode proposée ci-dessous se veut faite pour résoudre ces problèmes. Les principaux points d'amélioration sont :

1 - Mise en place d'une phase de « purge » pour les esprits : Lorsqu'un thème est abordé, il s'agit de demander aux participants de noter sur papier toutes les idées qu'ils peuvent avoir. Lors de la phase de surenchère, les participants n'auront pas le droit d'utiliser des idées qu'ils ont déjà eues et notées. L'effet obtenu est donc que les participants seront forcés d'écouter les idées des autres, de réfléchir et de surenchérir dessus. Les idées notées sur papier serviront de base pour lancer la démarche de surenchère.

2 - Impliquer le chef de réunion dans la production d'idées : Le chef de réunion participe aussi à la phase initiale de réflexion autonome. Et un tour lui est réservé une fois que tous les participants ont pris la parole.

3 - Faciliter la prise de parole des participants et leur production d'idées : Certaines personnes n'osent pas en général exposer leurs idées par peur d'être jugées. Avec la méthodologie proposée, ceux-ci seront mis à égalité de tous les participants et devront énoncer leurs idées rédigées sur papier.

Pour le bon déroulement de la méthodologie proposée, il est conseillé de disposer d'un tableau afin que le chef de réunion puisse y noter les idées grâce à une représentation de mindmapping.

La méthodologie proposée est la suivante :

1 - Définir les thèmes à aborder en fonction du sujet de la réunion.

De façon à ce que la production d'idées soit la plus productive possible, les thèmes à aborder doivent être précis. Cependant, plus les thèmes seront précis, plus il faudra en définir pour aborder la totalité du sujet de la réunion et plus celle-ci sera longue. Un arbitrage doit donc être effectué en regroupant notamment certains thèmes si nécessaire. Afin de définir les thèmes, les participants peuvent être invités à y réfléchir en amont de la réunion. Cette liste des thèmes à aborder peut évoluer au fur et à mesure de la réunion. Il n'est pas nécessaire que celle-ci soit affichée au tableau. Elle doit être gérée par le chef de réunion.

2 - Expliquer la méthodologie aux participants.

Il s'agit d'expliquer le déroulement de la séance et les règles s'y rapportant. Il est nécessaire d'insister sur le fait que toutes les idées sont à exprimer car elles peuvent devenir le stimulus d'idées intéressantes.

Pour chaque thème :

3 - Purger les esprits.

Chaque participant réfléchit seul au thème pendant un temps fixé et note ses idées sur une feuille.

La durée est fixée de 5 à 15 minutes par le chef de réunion en fonction de l'importance du thème.

4 - Chaque personne énonce ses idées une par une.

Chaque personne va à tour de rôle exposer ses idées une à une. Le chef de réunion rajoute sur le tableau l'idée en utilisant une méthodologie de mindmapping. Pour chaque idée, les participants sont invités à surenchérir. La règle étant qu'un participant n'a pas le droit d'utiliser une idée qu'il a marqué sur sa feuille lors de la phase de réflexion. Ceci aura pour effet de forcer les participants à se concentrer sur les idées produites par les autres participants et à surenchérir. Toutes les nouvelles idées sont indiquées au tableau via mindmapping. Une fois l'idée épuisée, le participant qui avait la parole continue en exposant ses autres réflexions. Une fois ses idées épuisées, c'est au participant suivant de prendre la parole. Une fois le tour de table effectué, c'est au chef de projet d'exposer ses idées de la même manière que les autres participants. On demandera cependant à une autre personne de noter les idées au tableau.

5 - Une fois que toutes les personnes ont exposé leurs idées, et en fonction du temps disponible, le chef de réunion peut reprendre les idées au tableau une à une en posant aux participants des questions afin de les inciter à continuer leur réflexion. Ces questions peuvent être basiques (Qui ? Quoi ? Comment ? Pourquoi ? ...) ou liées au contexte.

6 – Le chef de réunion aborde le thème suivant. A chaque changement de thème, la première personne à prendre la parole change.

7 - Une fois la réunion terminée, un vote peut être effectué afin de conserver les idées ou pistes de réflexion les plus pertinentes.

L'utilisation de cette méthode peut encore laisser place à certaines problématiques, vous trouverez ici des idées pour les résoudre :

- Le chef de réunion est trop charismatique ou autoritaire et bride la production d'idées : Celui-ci doit se contenter de faire appliquer la méthodologie de brainstorming et d'accompagner les autres. Il peut cependant participer à la création d'idées lors des phases qui lui sont spécifiques.

- Des participants cherchent à "vendre" leurs idées et à les imposer : Le problème est que l'idée défendue prend alors de la valeur et risque de s'imposer face à d'autres idées à peine abordées ou d'empêcher les participants d'exposer des idées concurrentes alors que celles-ci auraient pu être de meilleure qualité. Dans ce genre de situation, le chef de réunion doit noter l'idée au tableau comme toutes les autres et immédiatement faire passer à l'idée suivante.

- Des participants ayant des idées hors propos essayent de les imposer : Le chef de réunion doit recadrer le débat. Cependant, toute la difficulté réside à savoir quelles idées il faut écarter et quelles idées il faut garder. Ecarter des idées qui auraient pu en susciter d'autres est une erreur. Mais laisser la porte ouverte aux idées hors propos fait perdre du temps à tous les participants. Il s'agit donc, lorsqu'une idée hors propos est abordée, de lui accorder quelques instants d'attention et de recadrer le débat si celle-ci ne suscite pas de réaction constructive de la part des autres participants.